Vì sao cần chuẩn bị kịch bản khai trương công ty?
Lễ khai trương là dấu mốc đặc biệt quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu chính thức của một doanh nghiệp. Trong ngày trọng đại này, một kịch bản khai trương công ty chỉn chu giúp mọi hoạt động diễn ra mạch lạc, thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
Kịch bản không chỉ là phần khung về mặt thời gian và nội dung, mà còn là kim chỉ nam giúp điều phối MC, âm thanh, ánh sáng và các bộ phận kỹ thuật ăn khớp. Do đó, nếu muốn buổi lễ gây ấn tượng với khách mời, đối tác hay truyền thông, doanh nghiệp không thể thiếu một kịch bản khai trương công ty cụ thể và bài bản.
Những rủi ro khi tổ chức không có kịch bản rõ ràng
Thiếu một kịch bản khai trương công ty chi tiết dễ dẫn đến nhiều sự cố như: MC dẫn thiếu mạch lạc, thời lượng từng tiết mục không được kiểm soát, khách mời không được giới thiệu đúng thời điểm, nghi thức cắt băng hoặc tặng hoa bị bỏ sót, hoặc xảy ra lộn xộn về âm thanh – hình ảnh.
Một buổi lễ có sự đầu tư nhưng lại rối loạn về quy trình sẽ làm giảm thiện cảm của khách tham dự. Doanh nghiệp không những mất đi cơ hội quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp mà còn có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu ngay từ ngày đầu tiên hoạt động.
Cấu Trúc Chuẩn Của Một Kịch Bản Khai Trương Công Ty
Mở đầu sự kiện và tiếp đón khách mời
Một kịch bản khai trương công ty thường bắt đầu từ thời điểm đón khách. Nhân viên lễ tân cần túc trực tại cổng, chuẩn bị bàn tiếp đón, gửi thư mời và check-in danh sách khách tham dự. Trong thời gian này, âm nhạc nhẹ và hình ảnh thương hiệu có thể trình chiếu để tăng tính gắn kết.
MC sau đó sẽ mở đầu bằng lời chào, giới thiệu chương trình và các đại biểu, khách mời danh dự. Phần này cần được chuẩn bị sẵn kịch bản lời dẫn, tránh nói dài dòng hoặc thiếu sót.
Phát biểu & nghi thức cắt băng khai trương
Đây là phần quan trọng nhất trong toàn bộ kịch bản khai trương công ty. Đại diện doanh nghiệp – thường là giám đốc hoặc cổ đông sáng lập – sẽ phát biểu khai mạc, chia sẻ lý do thành lập, tầm nhìn và định hướng của công ty.
Sau phần phát biểu là nghi thức cắt băng khai trương. Tất cả phải được sắp xếp về vị trí đứng, đạo cụ và phông nền chụp ảnh. Một vài công ty sẽ kết hợp thêm màn múa lân, bắn pháo kim tuyến hoặc khui rượu vang để tạo điểm nhấn.
Mẫu Kịch Bản Khai Trương Công Ty Chi Tiết Theo Thời Gian
Timeline cụ thể từ khâu đón tiếp đến kết thúc
Một kịch bản khai trương công ty chi tiết thường bao gồm các mốc thời gian rõ ràng như sau:
- 08:00 – 08:30: Tiếp đón khách, gửi brochure, check-in danh sách.
- 08:30 – 08:40: MC khai mạc, tuyên bố lý do tổ chức, giới thiệu đại biểu.
- 08:40 – 09:00: Đại diện công ty phát biểu.
- 09:00 – 09:10: Khách mời đặc biệt phát biểu chúc mừng.
- 09:10 – 09:20: Nghi thức cắt băng khai trương.
- 09:20 – 09:30: Chụp ảnh lưu niệm & truyền thông.
- 09:30 – 10:00: Tiệc nhẹ & giao lưu đối tác.
Việc xây dựng timeline như vậy giúp các bộ phận điều phối hoạt động mượt mà, không bị đứt quãng. Ngoài ra, timeline phải được đính kèm trong file kịch bản khai trương công ty tổng thể để MC và bộ phận kỹ thuật nắm rõ và phối hợp.
Mẫu MC dẫn chương trình khai trương
Lời dẫn MC cần được chuẩn bị trong kịch bản khai trương công ty để đảm bảo giọng điệu trang trọng, nhưng không quá khô khan. Ví dụ:
“Kính thưa quý vị, hôm nay là một ngày đặc biệt với toàn thể đội ngũ [Tên công ty], khi chúng tôi chính thức ra mắt và bắt đầu hành trình mang đến giá trị cho khách hàng, đối tác…”
MC sẽ là người kết nối cảm xúc giữa doanh nghiệp và khách mời. Do đó, kịch bản khai trương công ty nên có phần lời dẫn linh hoạt, kèm hướng dẫn về ngôn ngữ hình thể, ánh mắt, để người dẫn chương trình truyền tải đúng tinh thần doanh nghiệp.
Lưu Ý Khi Triển Khai Kịch Bản Khai Trương Công Ty
Nhân sự điều phối – MC – kỹ thuật
Một kịch bản khai trương công ty hiệu quả không thể tách rời sự phối hợp giữa các bộ phận: đạo diễn sự kiện, MC, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, nhân viên lễ tân, người phụ trách hậu cần, và đặc biệt là người đại diện phát ngôn.
Trước buổi lễ ít nhất 2 ngày, tất cả cần họp để diễn tập theo đúng kịch bản khai trương công ty đã lên. Việc này giúp hạn chế tối đa tình huống bất ngờ và đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp.
Phối hợp giữa kịch bản và các đơn vị tổ chức sự kiện
Nhiều doanh nghiệp thuê ngoài đơn vị tổ chức sự kiện nhưng không có kịch bản khai trương công ty cụ thể, dẫn đến việc “đẩy hết cho đối tác” và không kiểm soát được chất lượng. Giải pháp là doanh nghiệp nên tự phác thảo kịch bản gốc, sau đó kết hợp với đơn vị tổ chức để điều chỉnh và triển khai.
Một kịch bản khai trương công ty tốt sẽ giúp cả hai bên cùng làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và đặc biệt là giúp sự kiện diễn ra đúng ý tưởng ban đầu.
0 Comment